Kontaktanfragen von der Homepage automatisch direkt ins CRM übertragen

Elementor oder Formidable Forms als Ausgangspunkt

Welche Formularlösung eingesetzt wird, ist zunächst zweitrangig.

Elementor Pro eignet sich besonders für Websites, die ohnehin mit Elementor aufgebaut wurden. Über Webhooks lassen sich die Formulardaten an externe Anwendungen weitergeben.

Formidable Forms bietet darüber hinaus umfangreiche Funktionen für komplexere Formulare, Datensätze und API-Anbindungen. Formidable unterstützt beispielsweise das Übertragen von Formularinformationen als JSON sowie unterschiedliche HTTP-Methoden wie POST, PUT, PATCH oder DELETE.
Formidable Forms bietet inzwischen außerdem eine direkte Möglichkeit, Formulare mit n8n-Workflows zu verbinden. Dabei erzeugt n8n eine Webhook-Adresse, die innerhalb von Formidable Forms hinterlegt wird.

Make oder n8n als zentrale Automatisierungsplattform

Make und n8n übernehmen innerhalb dieses Systems die Rolle einer Schaltzentrale. Sie verbinden unterschiedliche Anwendungen miteinander und legen fest, was mit den eingehenden Daten geschieht.

Ein Workflow könnte beispielsweise so aussehen:

Kontaktformular → Daten prüfen → CRM durchsuchen → Kontakt neu anlegen oder aktualisieren → SharePoint-Eintrag erstellen → Mitarbeiter informieren → Bestätigungsmail versenden.

Dabei lassen sich auch Bedingungen einbauen. Wählt ein Interessent im Formular beispielsweise „Webdesign“, kann die Anfrage automatisch an den zuständigen Projektmanager weitergeleitet werden.  Interessiert sich der Besucher dagegen für „SEO“, kann ein anderer Mitarbeiter informiert oder direkt eine entsprechende Aufgabe im CRM angelegt werden.

Welche Systeme können angebunden werden?

Grundsätzlich können nahezu alle Systeme integriert werden, die über eine API, einen Webhook oder eine passende Schnittstelle verfügen.

Typische Beispiele sind:

CRM-Systeme:
Interessenten können automatisch als Lead oder Kontakt angelegt werden.

Microsoft SharePoint:
Formulardaten können beispielsweise in zentralen Listen für Vertrieb, Projektmanagement oder Kundenservice gespeichert werden.

Excel oder andere Tabellenlösungen:
Anfragen lassen sich strukturiert sammeln und anschließend weiterverarbeiten.

Newsletter-Systeme:
Liegt eine entsprechende Einwilligung vor, kann ein Kontakt direkt einer Newsletter-Liste hinzugefügt werden.

Projektmanagement-Systeme:
Aus einer Anfrage kann automatisch eine Aufgabe oder ein neuer Vorgang entstehen.

E-Mail und Teams:
Mitarbeiter können automatisch über neue Anfragen informiert werden.

Damit wird die Website von einem reinen Informationsmedium zu einem aktiven Bestandteil der Unternehmensprozesse.

Die Vorteile der Automatisierung

Der größte Vorteil liegt zunächst in der Zeitersparnis. Mitarbeiter müssen Daten nicht mehr aus E-Mails kopieren und anschließend in andere Programme übertragen.

Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote. Tippfehler, vergessene Anfragen oder unvollständig übertragene Datensätze lassen sich deutlich reduzieren.

Ein weiterer Vorteil ist die Geschwindigkeit. Eine Anfrage kann innerhalb weniger Sekunden im richtigen CRM-System gespeichert, dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet und bestätigt werden. Gerade bei Vertriebsanfragen kann diese schnelle Reaktion entscheidend sein.

Darüber hinaus entstehen strukturierte Daten. Statt zahlreiche Kontaktanfragen in verschiedenen E-Mail-Postfächern zu verwalten, befinden sich alle Informationen an einer zentralen Stelle und können ausgewertet oder weiterverarbeitet werden.

Automatisierung schafft skalierbare Prozesse

Interessant wird die Lösung besonders dann, wenn das Anfragevolumen steigt. Ob zehn oder mehrere hundert Kontaktanfragen eingehen: Ein einmal eingerichteter Workflow kann dieselben Verarbeitungsschritte automatisch durchführen. Damit können Prozesse wachsen, ohne dass der administrative Aufwand im gleichen Verhältnis steigt.

Auch weitere Automatisierungen lassen sich anschließend ergänzen. Beispielsweise kann das CRM nach drei Tagen prüfen, ob eine Anfrage bereits bearbeitet wurde. Ist dies nicht der Fall, erhält der zuständige Mitarbeiter automatisch eine Erinnerung. So entsteht Schritt für Schritt eine durchgängige Prozessautomatisierung.

Datenschutz und Datensicherheit von Anfang an berücksichtigen

Gerade bei Kontaktformularen werden häufig personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb sollte die technische Umsetzung niemals ausschließlich unter dem Gesichtspunkt der Automatisierung betrachtet werden. Bereits bei der Planung sollte geprüft werden, welche Daten tatsächlich benötigt werden und durch welche Systeme sie übertragen werden.

Grundsätzlich gilt: So wenige personenbezogene Daten wie erforderlich übertragen und speichern. Besonders sensible Informationen sollten nur verarbeitet werden, wenn dies für den jeweiligen Prozess tatsächlich erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Webhooks schützen

Eine Webhook-Adresse sollte wie eine technische Zugangsinformation behandelt werden. Make ermöglicht bei Custom Webhooks beispielsweise zusätzlich eine Authentifizierung über einen API-Key. Darüber hinaus können Datenstrukturen definiert werden, sodass eingehende Daten überprüft werden können.

Auch bei anderen Schnittstellen sollten nach Möglichkeit Authentifizierung, Zugriffsbeschränkungen und verschlüsselte HTTPS-Verbindungen verwendet werden.

Zugangsdaten niemals offen speichern

API-Schlüssel, Passwörter und Zugangsdaten gehören nicht direkt in öffentlich zugängliche Formulare, JavaScript-Dateien oder Webseiten. Sie sollten ausschließlich in dafür vorgesehenen geschützten Bereichen der Automatisierungsplattform beziehungsweise des Servers gespeichert werden.

Datenübertragung verschlüsseln

Formular- und Schnittstellenkommunikation sollte grundsätzlich über HTTPS beziehungsweise TLS erfolgen. Make gibt beispielsweise an, Datenübertragungen zu Drittanbietern über sichere Verbindungen abzuwickeln und TLS 1.2 beziehungsweise TLS 1.3 einzusetzen.

Bei einer selbst gehosteten n8n-Installation liegt die Absicherung stärker in der Verantwortung des Betreibers. n8n weist unter anderem darauf hin, dass Self-Hosting-Anwender TLS für die Datenübertragung sowie eine geeignete Verschlüsselung gespeicherter Daten selbst konfigurieren müssen.

Auftragsverarbeitung und Speicherorte prüfen

Bei Cloud-Diensten sollte außerdem geprüft werden, wo Daten verarbeitet werden, welche Unterauftragnehmer eingesetzt werden und welche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung erforderlich sind. Das gilt nicht nur für Make oder n8n, sondern ebenso für das CRM-System, Microsoft 365, Hostinganbieter und weitere beteiligte Dienste.

Auch Aufbewahrungszeiten spielen eine Rolle. Make weist beispielsweise darauf hin, dass Logdaten standardmäßig für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden. Welche Konfiguration im konkreten Unternehmen erforderlich ist, sollte deshalb immer anhand des tatsächlichen Workflows und der übertragenen Daten beurteilt werden.

Make oder n8n – was ist besser?

Beide Plattformen verfolgen einen ähnlichen Ansatz, unterscheiden sich aber in einigen Punkten.

Make eignet sich sehr gut für Unternehmen, die Automatisierungen schnell und visuell über eine Cloud-Plattform umsetzen möchten.

n8n bietet ebenfalls eine grafische Workflow-Erstellung, kann aber zusätzlich selbst gehostet werden. Dadurch lassen sich Infrastruktur und Datenverarbeitung stärker selbst kontrollieren. Gleichzeitig übernimmt das Unternehmen beim Self-Hosting aber auch mehr Verantwortung für Updates, Verschlüsselung, Serverabsicherung und Backups.

Welche Variante sinnvoller ist, hängt deshalb vom jeweiligen Projekt, den angebundenen Anwendungen und den Anforderungen an Datenschutz und IT-Infrastruktur ab.

Aus dem Kontaktformular wird ein digitaler Prozess

Die Verbindung eines WordPress-Kontaktformulars mit Make oder n8n kann bereits mit überschaubarem Aufwand einen erheblichen Unterschied machen.

Anstatt Anfragen per E-Mail zu empfangen und anschließend manuell weiterzuverarbeiten, können Informationen automatisiert geprüft, gespeichert, verteilt und weiterverarbeitet werden.

Elementor und Formidable Forms bilden dabei den Einstiegspunkt auf der Website. Make oder n8n übernehmen die Prozesssteuerung und übertragen die Informationen anschließend beispielsweise in ein CRM-System, nach SharePoint, in eine Datenbank oder in eine Excel-basierte Lösung.

Der eigentliche Vorteil liegt deshalb nicht nur in der Zeitersparnis.

Automatisierung verbindet die Website direkt mit den internen Geschäftsprozessen – schneller, strukturierter und mit deutlich weniger manuellen Arbeitsschritten.

Wer dabei Datenschutz, Zugriffsrechte, Verschlüsselung und eine möglichst sparsame Verarbeitung personenbezogener Daten von Beginn an berücksichtigt, schafft eine solide Grundlage für weitere automatisierte Prozesse im Unternehmen.